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28/03/2017 [Volver]
El Control de Presencia ante las necesidades normativas

Actualmente, la normativa espaola sobre control de presencia obliga a todas las empresas con empleados a tiempo parcial a registrar los horarios de trabajo de estos empleados, informar a los mismos de estos horarios, certificar su asistencia (con firma del empleado) y guardar estos datos durante al menos 4 aos.

cabecera xsecurity

Aunque esta normativa es relativamente antigua (RD 16/2013), es durante el ltimo ao cuando se ha detectado un incremento en el nmero de denuncias por parte de la Inspeccin de Trabajo relativas a esta ley de control de presencia. 

Este incremento en el nmero de denuncias est obligando a muchas empresas a adoptar sistemas de verificacin y control del nmero de horas de presencia de sus empleados. Una solucin muy sencilla y relativamente econmica es la implantacin de terminales de fichaje por parte de las empresas.

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Estos terminales, de reducido tamao, permiten al usuario (trabajador) identificarse, y registrar su inicio de trabajo y su finalizacin. Adems, el terminal informa al usuario de la hora a la que est realizando el registro, a travs de una pantalla; y mediante un teclado, permite la imputacin de incidencias. 

La identificacin se puede realizar, fundamentalmente, de tres maneras diferentes: mediante tarjeta individual, cdigo PIN o biometra. Cada uno de estos mtodos tiene ventajas e inconvenientes. La tarjeta individual permite una identificacin muy rpida en el terminal, pero requiere una inversin adicional en las tarjetas, y una gestin de las mismas. Adems, no se garantiza la fidelidad de la identificacin (una tarjeta se puede transmitir de un empleado a otro). El cdigo PIN no tiene ningn coste adicional, pero ralentiza la identificacin, y tampoco garantiza la fidelidad de la identificacin. La biometra, por otro lado, garantiza completamente la fidelidad de la identificacin, y es relativamente rpida.

Gracias a la pantalla del propio terminal cumplimos con un requisito fundamental, informar al empleado de la hora a la que est realizando su fichaje. Esta pantalla, adems, permite al usuario imputar incidencias que se salgan de su rutina establecida, como, por ejemplo, asistencia a mdico, reunin sindical, salida a bancos, u otras.

modelos disponibles

Estos dispositivos pueden estar conectados a un software de control y gestin, que permite centralizar el alta de usuarios y la recogida de fichajes, y que adems nos permite realizar una serie de informes, incluso de forma automtica, para permitirnos cumplir la normativa vigente. 

Gracias a este software, adems de cumplir con la ley de control de presencia, podemos gestionar fcilmente las diversas idiosincrasias de las diferentes empresas, por ejemplo, con diferentes turnos de trabajo. El software permite asignar a cada empleado su turno correspondiente y adems, permite a la empresa introducir las variaciones para flexibilizar tanto como desee la gestin del tiempo, permitiendo entradas tardas y salidas tempranas, salidas dentro del horario, trabajo en fines de semana, festivos, nocturno, etc

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Adems, permite la creacin de grupos de empleados con las mismas caractersticas en cuanto a horarios, simplificando de esta manera el alta de usuarios nuevos.
Por supuesto, est contemplada la introduccin de vacaciones y festivos. Adems, este tipo de software permite la asignacin de diferentes tareas al mismo empleado, para que, por ejemplo, dedique una parte de su jornada laboral a una tarea (almacn) y otra parte a otra (taller) para, por ejemplo, imputar costes a diferentes centros de gastos.
Al trabajar sobre estndares abiertos, permiten exportar los datos de fichajes a programas de terceros de gestin de recursos humanos para, por ejemplo, preparar las nminas de los empleados. Esta exportacin se puede realizar desde Excel, Access o SQL.
La implantacin del control de presencia tiene numerosas ventajas, sobre todo para los empleados, que ven como su jornada laboral se ajusta a sus horarios reales, acabando con los sobre-tiempos y las horas extra sin justificar (y sin remunerar). Adems, permite a la empresa detectar irregularidades, ausencias e impuntualidades reiteradas.

En definitiva, al implantar este tipo de sistemas estamos, adems de cumpliendo la normativa sobre control de presencia, mejorando la relacin empleado-empresa, al evitar abusos por ambas partes.

 
 
 
 
 
 
 
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